Bạn vẫn đang trăn trở tìm cách cải thiện hiệu quả làm việc của bản thân. Nhưng bạn cảm thấy mình đang đứng giữa ngã ba đường, bối rối không biết phải bắt đầu từ đâu. Hãy tham khảo ngay công thức quản lý chất lượng 5S của hãng Toyota để cụ thể hóa kế hoạch cải thiện kỹ năng của chính mình.
5S Toyota là gì?
5S là một trong những hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả các nhà máy của Toyota. Hệ thống nguyên tắc này giúp khởi tạo và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – ngăn nắp – sạch sẽ. Nhưng không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.
5“S” là 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật, đại diện cho 5 bước trong nguyên tắc quản lý này.
Seiri (整理 – Sắp xếp) : Loại bỏ mọi thứ không cần thiết
Trong bước đầu tiên, công việc quan trọng nhất là phân loại những đồ vật nằm trong phạm vi được áp dụng quy tắc 5S. Sự phân loại này sẽ dựa trên sự cần thiết của đồ vật với công việc hàng ngày. Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.
Seiton (整頓 – Trật tự) : Đặt mọi thứ ở đúng vị trí của nó
Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ hai trong hệ thống 5S.
Các đồ vật sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định mà tất cả những người trong nhóm làm việc có thể hiểu rõ và nắm chắc trật tự đó.
Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.
Seiso (清掃- Làm sạch): Sạch bóng là thành công
Trong bước thứ ba, các nhân viên của hãng sẽ phải đảm bảo rằng mỗi đồ vật trong khu vực làm việc và toàn bộ khu vực lao động mà họ phụ trách phải luôn được lau dọn sạch sẽ. Sự sạch sẽ sẽ giúp phát hiện ra vấn đề một cách nhanh chóng nhất. Quan trọng nhất trong bước thứ 3 này là hình thành thói quen dọn dẹp định kì.
Seiketsu (清潔 – Sạch sẽ ) : Đặt nguyên tắc
Trong bước này, một hệ thống các biển báo hiệu sẽ được áp dụng, để tất cả các nhân viên đều có thể nắm rõ được trật tự của nơi làm việc. Song song với đó, các nguyên tắc cũng được đặt ra để đảm bảo duy trì sự trật tự đã được tạo ra ở bước thứ 2.
Những nhân viên mới gia nhập nhóm cũng sẽ được đào tạo cẩn thận để nhanh chóng hiểu và hành xử theo đúng những quy định về việc giữ gìn không gian làm việc của nhóm.
Quan trọng nhất của bước thứ 4 là dưỡng thành thói quen áp dụng 5S trong công việc mỗi ngày.
Shitsuke (躾 – Đào tạo): Duy trì và làm tốt hơn
Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc. Bởi hiểu theo một cách nào đó Shitsuke chính là động lực để duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.
Ở bước này, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ giá trị của những nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi dành riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể tìm thấy cho mình động lực để tự thúc đẩy bản thân duy trì sự cố gắng tuân thủ và giữ gìn trật tự nơi làm việc một cách liên tục.Từ đó, tạo ra cho mình một phong cách làm việc có nề nếp và tính trách nhiệm cao.
Hệ thống quy tắc 5S này còn được coi là một thứ tài sản lớn của hãng Toyota, khiến họ luôn có thể tự tin về chất lượng của những sản phẩm mình làm ra.
5S Toyota có ích với bạn như thế nào?
Nhờ tính chất dễ hiểu, dễ nhớ, có tính hệ thống cao phương pháp 5S, bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó một cách sáng tạo trong cuộc sống. 5S sẽ không chỉ giúp bạn diệt trừ sự lười biếng, làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn hình thành nhiều thói quen đáng quý ngay trong cuộc sống hàng ngày.
Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp non trẻ, nhất thiết nên dành thời gian quý báu của mình để nghiên cứu hệ thống quản lý này. Việc áp dụng 5S vào việc quản lý công việc sẽ giúp bạn xây dựng được một tập thể những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. Không có gì quý hơn với một doanh nghiệp là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. 5S sẽ giúp bạn đào tạo nhân viên của mình một cách thiết thực ngay từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày.
Bạn đang sở hữu một cửa hàng dịch vụ, 5S sẽ càng phát huy tác dụng của nó. Sự ngăn nắp – gọn gàng- trật tự – sạch sẽ được duy trì lâu dài trước nhất sẽ tạo ra những ấn tượng thực sự tốt đối với khách hàng khi bước vào. Bởi ai cũng hiểu rằng ở đâu có sự trật tự, ở đó có tính kỷ luật và trách nhiệm. Bên cạnh đó, 5S còn giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý trang thiết bị, hàng hóa và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong cửa hàng. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để tập cho nhân viên của bạn thói quen trung thực và tác phong làm việc có nề nếp.
Đối với nhân viên văn phòng, nguyên tắc vàng này giúp sắp xếp và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – sạch sẽ – thông thoáng. Những ý tưởng hay chỉ có thể đến khi tâm trí bạn tĩnh lặng, vậy nên hãy nhớ ngoại cảnh phản ánh nội tâm của bạn. Áp dụng 5S để sắp xếp không gian làm việc trên máy tính và bàn làm việc là một cách để bạn nhìn lại toàn bộ công việc của mình, sắp xếp lại thế giới bên trong, từ đó tạo nên một trật tự mới, hiệu quả và rõ ràng hơn.
5S cũng có thể phát huy sức mạnh trong gia đình
Bạn có thể cảm thấy nghi ngờ, nhưng ngay trong ngôi nhà thân yêu của mình, cũng có những nơi có thể áp dụng quy tắc 5S. Nếu có thế áp dụng bộ quy tắc này, các bạn gái trẻ chắc chắn sẽ ghi điểm rất cao trong mắt mẹ chồng.
Nhà bếp
Tủ đựng đồ khô
Tủ lạnh
Nhà tắm
Tủ đồ chơi
5S – phương pháp giáo dục con cái cụ thể và hiệu quả về sự gọn gàng và kỷ luật
Bộ quy tắc 5S Toyota này còn có có thể phát huy tác dụng trong việc giáo dục cho những đứa trẻ của bạn sự gọn gàng và tính kỷ luật. Trước hết, việc bạn áp dụng quy tắc 5S vào cuộc sống hàng ngày sẽ khiến những đứa trẻ có thể tham gia vào việc duy trì trật tự của những khu vực nhất định.
Sự đơn giản của 5S sẽ giúp bạn thoải mái tạo ra những quy ước đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ dành cho con. Ví dụ như, khi các con lấy đồ ăn, thức uống trong tủ lạnh, chúng sẽ cần chú ý để lại mỗi thứ đúng vị trí cũ, hay tự động xếp gọn đồ chơi, bàn học của chúng mỗi khi sử dụng xong.
Việc lặp đi lặp lại những quy tắc nhỏ này mỗi ngày là cách hiệu quả nhất để rèn cho trẻ tư duy “đồ vật nào cũng có vị trí của nó riêng, nên hãy trả đồ dùng về đúng nơi nó đã đến”.
Khi những em bé được rèn luyện việc cất đồ lại nơi đã lấy sau khi sử dụng xong, hay tự dọn đồ chơi của mình, biết cách sắp xếp không gian nhỏ của mình, bạn sẽ thấy chúng trở nên tự lập và có ý thức như thế nào với không gian và sự thoải mái của những người xung quanh.
Hy Văn (tổng hợp)
Xem thêm: