Trong công việc hàng ngày, những tình huống mà chúng ta thường gặp là: Cấp trên giao nhiệm vụ, đồng nghiệp hỏi tiến độ, khách hàng đưa ra yêu cầu. Vì thế việc học những kỹ năng đối thoại liên quan trong những tình huống trên là rất quan trọng, ứng xử không thỏa đáng có thể gây hiểu lầm hoặc phản cảm.
Dưới đây xin đưa ra những gợi ý để độc giả tham khảo
“Kiệm lời” gây hiểu lầm, hồi đáp rõ khiến cấp trên vui vẻ!
Cấp trên hỏi: Nghe nói, nhiều khả năng thời tiết ngày mai sẽ có mưa.
A đáp: Ồ, chắc là thế
B đáp: Có không nhỉ? Vậy ngày mai cần mang theo dù mới được.
Thực ra, có thể cấp trên muốn nhắc nhở nhân viên ngày mai đi làm hãy mang theo dù. Nếu không nhận ra hàm ý trong lời nói đối phương thì câu trả lời có thể quá lạc điệu! Hãy học nắm bắt tâm ý đối phương bằng cách đặt mình vào vị thế của đối phương.
Kỹ năng lắng nghe
1. Thái độ chăm chú
Khi nói chuyện hãy tập trung chú ý để người nói cảm thấy người nghe thực sự đang chăm chú lắng nghe, hãy nhìn vào mắt người nói và thỉnh thoảng gật đầu hưởng ứng để tăng độ tương tác trong giao tiếp
2. Không tùy tiện chen ngang
Hầu như ai cũng muốn thể hiện cái tôi cá nhân khi thấy đối phương có cách nghĩ khác với mình, và mình muốn đưa ý kiến phản bác, đây là nguyên nhân của những cuộc tranh cãi và hiểu lầm. Muốn nâng cao kỹ năng lắng nghe thì tính nhẫn nại rất quan trọng, hãy nghe cho hết ý của người khác rồi hãy “khéo léo” đưa ra quan điểm của mình: “Tôi hiểu ý của anh/chị, nhưng…”, “Hãy cho phép tôi mạo muội đưa ý kiến thế này…”… Cách mớm lời như vậy có thể làm dịu tình hình, giúp không khí buổi trò chuyện dễ chịu, dễ thông hiểu nhau và tránh được xung đột đáng tiếc!
Kỹ năng trả lời
1. Tránh nặng lời
Khi đang gặp phiền não, bận rộn… thường dễ nói những lời thiếu suy nghĩ, đa số trường hợp là từ chối yêu cầu giúp đỡ của đối phương với thái độ bực bội làm đối phương cảm thấy hụng hẫng. Hãy chú ý trạng thái tâm lý này, không lấy cái tôi cá nhân làm trung tâm, luôn biết đặt mình vào vị thế người khác.
2. Thể hiện tình cảm quan tâm, lo lắng
Nói chuyện trong phòng máy lạnh quá lạnh, hoặc nói chuyện quá lâu có thể cảm thấy cổ họng khô nước… Lúc này hãy nghĩ “liệu đối phương có cảm giác như mình không”, từ đó có thể chủ động hỏi: “Anh/chị có thấy lạnh không?”, “Anh/chị có khát nước không? Có cần mình đi lấy nước cho không?”…
Thường thì đối phương khéo léo từ chối, nhưng chắc chắn họ sẽ cảm thấy dễ chịu vì cảm nhận được sự quan tâm của bạn, tạo không khí thoải mái trong đối thoại.
3. Từ chối với “thái độ tích cực”
Cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng… nhờ bạn giúp, nhưng năng lực/thời gian của bạn có hạn nên không giúp được, trong trường hợp này hãy biết từ chối khéo léo để không gây tâm lý phản cảm, ví dụ như trả lời “có lẽ bộ phận… sẽ giúp anh/chị được, có cần mình liên hệ giúp không?”, “Tuy công ty mình không thể giải quyết được vấn đề này, nhưng những công ty này có thể làm được, anh/chị có cần mình liên hệ giúp không?”…
Hãy biết “học ăn học nói”, vì lời nói của bạn luôn ảnh hưởng đến cuộc sống người khác cũng như sự thành công trong công việc của chính bạn… Trên đây chỉ là vài gợi ý nhỏ trong những tình huống thường gặp xin đưa ra để cùng tham khảo.
Tinh Vệ
Xem thêm: