Viết email bằng tiếng Anh là một kĩ năng quan trọng mà chúng ta cần phải luyện tập nhiều. Một email có nội dung tốt là điểm cộng rất lớn nếu bạn dùng để trao đổi trong công việc với đối tác. Tuy nhiên, khá nhiều người bối rối khi gõ những dòng email bằng tiếng Anh. Vậy những lỗi thường gặp nhất khi viết email là gì?
1. Form chưa chuẩn
Một bức thư trình bày đúng chuẩn, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Dù gửi cho sếp hay người thân, bạn cũng cần đáp ứng đủ những yếu tố cơ bản, tức phải có phần mở đầu, thân bài và kết thúc rõ ràng. Nếu người viết mail thường đi thẳng vào trọng tâm, không có bất kỳ lời chào hỏi nào sẽ khiến người nhận thư cảm thấy thiếu sự tôn trọng.
Tùy theo mối quan hệ mà mỗi người cần mở đầu câu chuyện mình muốn chia sẻ theo kiểu trang trọng hay thân thiện. Một số người viết mail cho sếp với câu chào Hi sir/Hi Madam. Cách này sai hoàn toàn, vì với sếp, bạn phải thể hiện sự trân trọng và dùng đúng chuẩn mực là Dear Sir/Madam.
Có bạn khi viết mail lại chào bằng tên riêng của sếp, chẳng hạn Dear Tom/Dear Helen… Một số khác, khi viết mail cho đối tác, lại dùng câu chào Miss hay Mrs trước họ của người phụ nữ mà không chắc đối phương đã kết hôn hay chưa.
Phần thân bài là nơi để thể hiện những điều muốn nói, nhưng phải viết câu cú mạch lạc, rõ ràng để chuyển tải những thông tin chính xác đến người nhận.
Cuối thư, phải là lời chào lịch sự, bạn có thể dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly. Thường một số người không bao giờ chào cuối thư, khiến cho bức mail của bạn trở nên thiếu lịch sự và chuyên nghiệp.
2. Viết câu quá dài
Khi bạn viết nhiều câu phức dài mà không hề có dấu câu, người đọc khó có thể hiểu hết và hiểu đúng từng thông tin cụ thể. Các dấu chấm (.), phẩy (,), chấm hỏi (?), chấm than (!)..v..v… giúp tách ý, cụm từ hoặc các câu khác nhau, giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin hơn.
Ví dụ: The flight has been delayed for 2 hrs so Mr Smith can’t be here on time his secretary will discuss with us about this project.
Chuyến bay bị hoãn 2 tiếng rồi, vì vậy ông Smith không thể tới đây đúng giờ. Thư ký của ông ấy sẽ thảo luận với chúng ta về dự án này.
Cách sửa: thêm dấu câu thích hợp
The flight has been delayed for 2 hrs, so Mr Smith can’t be here on time. His secretary will discuss with us about this project.
3. Gom quá nhiều chủ đề vào một đoạn văn
Một lỗi phổ biến khác chính là một đoạn văn chứa quá nhiều chủ đề.
Ví dụ: You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project. Our sales launch next month will invite some celebrities. John is still waiting for your survey to finish his report.
Bạn được mời đến tham dự cuộc họp hàng tháng của chúng tôi để lên ý tưởng cho dự án sắp tới (1). Đợt bán hàng tháng tới của chúng ta sẽ mời một số người nổi tiếng tham dự (2). John vẫn đang chờ nhận mẫu khảo sát của các vị để hoàn thành bản báo cáo.(3)
Cách sửa: chia mỗi ý thành từng đoạn riêng biệt.
(1) Cần đưa thêm một vài thông tin về cuộc họp.
(2) Cần đưa thêm thông tin về đợt bán hàng sắp tới và những người nổi tiếng.
(3) Cần đưa thêm thông tin về bản báo cáo.
Nếu các chủ đề không liên quan đến nhau, bạn cần viết chúng vào từng email riêng biệt. Mỗi email sẽ tập trung bàn về một vấn đề.
4. Lặp từ không cần thiết
Việc lặp từ không cần thiết cũng là một lỗi phổ biến khi viết email công việc.
Ví dụ:
The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to postpone this project.
Dự án bị hoãn mà không có lí do gì, nhưng chúng tôi không biết ai quyết định trì hoãn dự án này nữa.
Cách sửa:
The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to do that.
5. Dùng câu không hoàn chỉnh
Những câu văn không hoàn chỉnh sẽ trở nên vô nghĩa và khiến người đọc bối rối. Họ sẽ thắc mắc liệu bạn muốn truyền đạt điều gì. Bạn nên đọc lại email trước khi gửi đi để chắc rằng không có câu văn nào bị bỏ lửng.
Ví dụ:
Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team.
Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing.
Cách sửa:
Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team, we will be able to handle more projects.
Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing, nên chúng tôi có thể phụ trách nhiều dự án hơn.
6. Viết sai chính tả
Những lỗi chính tả sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu chuyên nghiệp.
Bạn có thể tránh lỗi này bằng cách bật chức năng kiểm tra chính tả có sẵn trong máy tính. Tốt hơn hết, hãy luôn kiểm tra email tiếng Anh cẩn thận trước khi nhấn gửi.
7. Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều
Nhiều người Việt thường mắc phải lỗi này. Đây thực sự là một thử thách bởi trong tiếng Việt không tồn tại khái niệm “từ số ít”, “từ số nhiều”.
Ví dụ:
1. All the informations you need for the test are in this USB.
Tất cả các thông tin bạn cần cho kỳ kiểm tra đều nằm trong thẻ nhớ này.
Các danh từ không đếm được trong tiếng Anh không thể “biến” thành dạng số nhiều bằng cách thêm –s. Chúng luôn được dùng như danh từ số ít.
Cách sửa:
All the information you need for the test is in this USB.
8. Thiếu mạo từ “a”, “an” và “the”
Lỗi này xảy ra phần nhiều là do trong tiếng Việt không hề tồn tại mạo từ.
Nhưng trong tiếng Anh, 3 mạo từ này rất quan trọng. Chúng được dùng khi bạn đang nói đến một danh từ xác định (“the”) hoặc không ác định (“a” và “an”).
Ví dụ:
“He is brand manager who works with us in this company.”
Cách sửa:
“He is the brand manager who works with us in this company.”
9. Sử dụng sai thì
Các thì rất quan trọng trong tiếng Anh bởi nó giúp người đọc xác định được thời gian diễn ra một sự việc nào đó. Tuy vậy, tiếng Việt không tồn tại phạm trù ngữ pháp này nên các thì trong tiếng Anh thường khiến người Việt đau đầu.
Ví dụ:
Người viết câu này đã dùng thì hiện tại cho vế trước rồi đột ngột chuyển sang thì quá khứ ở vế sau. Theo nguyên tắc thông thường, bạn phải sử dụng cùng 1 thì trong câu.
The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.
Quản lý tạm thời hôm nay vắng mặt vì con trai anh ấy bị ốm.
Cách sửa:
The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.
Bạn có thể nắm vững cách dùng các thì và sự hòa hợp về thì tiếng Anh bằng cách học theo ví dụ, học tiếng Anh qua phim, luyện đọc báo tiếng Anh nhiều hơn, v.v…
10. Dịch tiếng Việt sang tiếng Anh một cách máy móc
Việc dịch trực tiếp suy nghĩ từ tiếng Việt sang tiếng Anh khá phổ biến đối với người học ngôn ngữ. Tuy nhiên, nó khiến cách bạn nói và viết trở nên cứng nhắc, không tự nhiên bởi bạn đã thể hiện cấu trúc ngữ pháp theo kiểu Việt Nam chứ không phải tiếng Anh.
Mỗi ngôn ngữ đều có những nguyên tắc và cấu trúc ngữ pháp riêng biệt. Không có bất cứ ngôn ngữ nào giống nhau hoàn toàn. Vì thế, nếu cứ áp dụng kiểu ngữ pháp và dùng từ kiểu tiếng Việt vào văn bản tiếng Anh, cách viết của bạn sẽ trở nên kì quặc và khó hiểu.
Theo Wall Street English