Hướng dẫn viết email tiếng Anh cơ bản

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:

• Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Introduction (Giới thiệu)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off

Bắt đầu với GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

• Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…
• Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

Ví dụ: Dear Mrs.Price

• Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

• Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

• How are you?
• How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

•       We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
•       It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
•       After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
•       I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

•    Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
•    As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
•    Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
•    As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
•    As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
•    As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

•    I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
•    I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
•    Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
•    I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
•    I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
•    Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
•    I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,  (kính thư)
• Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,

Lưu ý:

• Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely,
• Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,

Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email

•       ASAP = as soon as possible
•       CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
•       ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
•       PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
•       PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
•       PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
•       RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Email Mẫu

An invitation to a friend

Yến Nga