Đại Kỷ Nguyên

Hướng dẫn viết email tiếng Anh cơ bản

Vô Vi

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của email, một email thông thường bao gồm các phần như sau:

Bắt đầu với GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

Ví dụ: Dear Mrs.Price

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

Trường hợp trang trọng:

Lưu ý:

Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong email

Email Mẫu

An invitation to a friend

No. 513,
Oldman Street
Kuala Lumpur
21st August, 19…

Dear Rosemary,
You will be glad to know that my brother who was in England for so many years has just returned after passing his law exam. He will soon be practising as a lawyer in this city.

My parents and I are so happy at his return and success that we have decided to give a party to all our friends. The party will be held on the 5th of next month at our home at 6 o’clock in the evening.

I am therefore writing to you to ask you to attend the party. I am sure we will enjoy being together for a few hours on that day. Please write to me to say that you will be coming.

Yours sincerely,
Marina

Yến Nga

Exit mobile version