Khi viết thư cho bạn bè và người thân, chúng ta thường dùng lối viết không theo quy phạm. Tuy nhiên nếu là một bức thư gửi cho cấp trên, đối tác,… thì cần phải có một số quy tắc nhất định để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả.
Đặc biệt khi viết thư bằng tiếng Anh gửi cho nhà tuyển dụng bạn không chỉ cần đảm bảo phải có một số quy định mà bạn cần phải có lối hành văn một cách trang trọng và khéo léo nhưng phải đủ tin cậy.
1. Những gợi ý để viết một bức thư thành công
Bước 1: Hãy xem xét mức độ quy phạm cần có của bức thư bạn định viết
Bước 2: Cấu trúc của bức thư gồm có:
– Phần mở đầu: chào hỏi
– Phần giới thiệu: lý do viết thư
– Phần nội dung chính: bao gồm nội dung chủ yếu của bức thư (có thể là một vài đoạn phụ thuộc vào độ dài của bức thư mà bạn muốn)
– Phần cuối: đề cập đến điều bạn hy vọng từ người nhận thư, có thể là trả lời thư của bạn, hoặc cuộc gặp gỡ
– Phần kết thúc: lời chào, tạm biệt, lời chúc tốt đẹp
– Phần chữ ký
Bước 3: Tham khảo cách diễn đạt của lối viết thư quy phạm (Formal) và không quy phạm (Informal)
2. Các cấu trúc dùng để viết thư theo quy phạm và không quy phạm
Formal letters – Quy phạm
Mẫu câu phần chào hỏi
– Dear Sir/Madam + name: Kính gửi Ngài/Bà
– Dear Mr/Mrs + name: Kính gửi Ông/Bà
Mẫu câu phần giới thiệu
– Thank you for your letter (email) about/ Many thanks for your letter about… Cảm ơn Ông/Bà về bức thư…
– I’m writing to request information about/inform you about/complain about…: Tôi viết thư này để hỏi thông tin về/ thông báo tới Ông (Bà) về việc/than phiền về….
– I’m writing with reference to your letter…: Tôi viết thư để cung cấp thêm thông tin tham chiếu cho bức thư của Ông/Bà về…
– I would like to offer congratulations on…: Tôi muốn chúc mừng bạn về…
– Let me congratulate you on…: Xin chúc mừng bạn về…
Mẫu câu phần cuối cùng
– I look forward to meeting you: Tôi mong được gặp bạn
– I look forward to hearing from you without delay: Tôi mong bạn sẽ phản hồi sớm
– I hope to hear from you at your earliest convenience: Tôi hy vọng nhận được phản hồi sớm nhất có thể
Mẫu câu phần kết thúc
– Nếu khi mở đầu bạn gọi người nhận là Sir/Madam thì cuối thư bạn dùng “Yours faithfully!”
– Nếu bạn dùng “Dear Mr/Mrs…” thì kết thư bạn dùng “Your sincerely!” hoặc “Regards/ Best regards/ Kind regards!”
Informal letters
Mẫu câu phần chào hỏi
– Hi/Hello + name
– Dear + name
– Hi there!
Mẫu câu phần giới thiệu
– Thank for your letter (email) about: Cảm ơn vì đã viết thư cho tôi về …
– Thanks for writing to me: Cảm ơn vì đã viết thư cho tôi
– It was great to hear from you again: Thật tuyệt vì biết thông tin của bạn
– I am writing to tell you about…: Tôi viết thư này để kể với bạn về…
– Guess that? – Đoán coi?
– How are things with you?/ What’s up?/ How are you? Bạn khỏe không?
– I’m sorry I haven’t written for a while: Xin lỗi vì đã lâu không viết thư cho bạn.
Mẫu câu phần cuối cùng
– Hope to hear from you soon: Hy vọng bạn phản hồi sớm
– Looking forward to seeing you/hearing from you: Mong chờ được gặp/ nghe tin tức từ bạn
– I can’t wait to meet up soon: Tôi rất nóng lòng muốn gặp bạn sớm
– Write back soon: Phản hồi sớm nhé
Mẫu câu phần kết thúc
– Best wishes: Chúc mọi điều tốt lành
– Love: Thân
– All the best: Chúc mọi điều tốt lành
– Keep in touch: Giữ liên lạc nhé
Thuần Thanh