Làm việc năng suất luôn là điều mà chúng ta ao ước. Thế nhưng có những lúc chúng ta cảm thấy mệt mỏi và bế tắc với một danh sách công việc cần làm dường như dài đến vô tận trong một ngày. Dưới đây là những trường hợp điển hình và những lời khuyên để giúp bạn giải quyết chúng.

Nếu gõ cụm từ “quản lý thời gian trên google”, kết quả trả về sẽ là khoảng 126 ngàn trang Web giới thiệu cho bạn cách quản lý thời gian hiệu quả. Và hầu hết trong số đó đều giới thiệu một phương pháp ai cũng quen thuộc: “Lập danh sách công việc – To do list”. Thế nhưng liệu việc lập danh sách có thực sự hiệu quả, vì sao chúng ta vẫn luôn cảm thấy ngán ngẩm với công việc hàng ngày, và dù đã có danh sách công việc, nhưng động lực để thực hiện nó đã biếm mất từ lúc nào.

1. Bạn cảm thấy mất hết động lực khi bắt tay vào giải quyết công việc

(Ảnh: Cafef)

Chuyện này thường xuyên xảy ra nhưng hiếm người để ý đến nó, tại sao ta lại không muốn bắt tay vào công việc cơ chứ? Có thể vì bạn thấy khối lượng công việc quá lớn, bạn vừa có một cuộc họp không mấy vui vẻ, hoặc đó chỉ đơn giản là tinh thần làm việc của bạn đang đi xuống. Dưới đây là một vài cách để bạn thoát khỏi sự chây ỳ của bản thân.

Chia nhỏ công việc: Nếu công việc quá nhiều, tốn kha khá thời gian và cần rất nhiều sự tập trung. Hãy tự nhủ rằng công việc này chỉ được thực hiện trong mười phút mà thôi. Khi khối lượng công việc được chia nhỏ thành các giai đoạn khác nhau bạn sẽ cảm thấy ít áp lực hơn và dễ dàng vượt qua nỗi sợ.

Dù thế nào đi nữa, hãy cứ bắt đầu: Nếu bạn viết một bản báo cáo mà không biết nên bắt đầu từ đâu, hãy cứ mở máy tính lên và gõ phím, nếu bạn cảm thấy khó để gọi điện thoại cho khách hàng, hãy cứ nhấc máy lên và quay số. Thời điểm ban đầu luôn là khó khăn nhất, nhưng khi vượt qua được nó, bạn sẽ thấy mọi chuyện dễ dàng hơn.

Tự thưởng cho mình: Hãy tránh xa Facebook, Smartphone và những thứ có thể khiến bạn sao nhãng. Nhưng khi bạn đã làm việc được 10 – 20 phút thì cũng nên thưởng cho mình một vài phút giải lao, quay sang nói chuyện với đồng nghiệp, đi lại một chút hoặc vươn vai… sau 5 phút giải lao, lại tiếp tục quay lại với công việc. Nhưng hãy cẩn thận, đừng lướt web, nó sẽ thu hút và lôi kéo bạn thoát khỏi kế hoạch ban đầu đấy!

Hãy ưu tiên cho những công việc bạn thấy hứng thú: Nếu cảm thấy chán nản vậy thì hãy ưu tiên những đầu mục khiến bạn có thêm động lực trong danh sách công việc. Chúng vừa giúp bạn thúc đẩy năng suất, vừa khiến cho bạn bước qua được ranh giới của sự lười biếng bằng việc tiếp thêm cảm xúc cho công việc.

2. Bạn đã thực hiện nhưng sau đó lại bị xao nhãng và không thể hoàn thành được kế hoạch đã đề ra

(Ảnh: coopitafghanistan.org)

Bắt đầu để thực hiện một việc gì đó là rất khó, nhưng để đi đến cuối cùng với nó cũng khó khăn không kém. Giả sử bạn đang làm việc rất tập trung nhưng một tin nhắn gmail yêu cầu bạn phải ra ngoài trong 10 phút, sau khi quay lại bạn buộc phải dành thời gian từ đầu để nắm bắt mạch suy nghĩ của mình.

Hãy cương quyết:  Bạn chỉ có thể làm tốt công việc nếu có sự tập trung cao độ. Vì vậy hãy đóng cửa, tắt các tab máy tính không cần thiết và yêu cầu người khác không làm phiền khi bạn cảm thấy mình cần một không gian yên tĩnh.

Dọn dẹp bàn làm việc cũng là một gợi ý hay để giúp thu dọn đồ đạc bừa bộn khiến bạn mất tập trung, sau đó hãy cố gắng hướng tâm trí vào công việc bạn đang làm. Kể cả khi bạn không thể tập trung cao độ thì chí ít cũng hãy giữ cho mình một quyết tâm sắt đá để giải quyết công việc.

3. Tôi cần cảm hứng mới làm được việc

(Ảnh: quanlykhachhang.vn)

Rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy rằng khi có cảm hứng thì công việc sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng hơn. Thế nhưng không phải lúc nào cảm hứng cũng đến, cũng không phải lúc nào trạng thái tinh thần của bạn cũng là tốt nhất, vì vậy đừng mong chờ nhiều vào nó.

Nhà giáo dục nổi tiếng Stephen R. Covey đã nói rằng “người vô kỷ luật sẽ chỉ là nô lệ cho cảm xúc, sự thèm muốn và say mê.” Vì vậy hãy bỏ qua nỗ lực tìm kiếm cảm hứng, ép mình vào khuôn khổ để tài năng được đâm chồi. Rồi bạn sẽ thấy rằng khi đã ở trong một khuôn khổ nhất định, tinh thần và trí tuệ của bạn cũng phát triển theo hướng tích cực hơn, cảm hứng cũng từ đó mà đến với bạn thường xuyên hơn.

4. Danh sách công việc quá dài

(Ảnh: vietiso.com)

Bạn lập danh sách những việc cần làm thật tỉ mỉ vào đêm hôm trước. Nhưng đến sáng hôm sau bạn lại cảm thấy quá mệt vì danh sách đó là quá tải với bạn.

Đầu tiên là bạn đã gây áp lực quá lớn cho mình, bạn nghĩ rằng mình đủ khả năng để giải quyết hết đống công việc đó trong một ngày, nhưng đến khi bắt tay vào làm việc bạn mới nhận ra rằng mình đã lầm. Hãy đặt ra thói quen chỉ xây dựng một list gồm 6 việc quan trọng và 3 trong số đó là cực kỳ quan trọng, có như vậy bạn mới cảm thấy dễ chịu hơn khi bắt đầu một ngày mới.

Ngoài ra cảm hứng cho một ngày mới năng động là rất cần thiết, một danh sách công việc thú vị và có ý nghĩa là điều vô cùng quan trọng. Nếu số lượng công việc vô nghĩa quá nhiều hoặc bạn cho rằng chúng quá tốn thời gian với mình hãy nghĩ cách từ chối hoặc chuyển giao một phần chúng cho người khác. Mỗi người chỉ có 24h một ngày, vì vậy hãy tận dụng tốt nhất nguồn lực mình đang có cho những mục quan trong nhất trong danh sách công việc của bạn.

Trọng Đạt

Từ Khóa: