Đối với một CEO, quản lý thời gian thông minh là chìa khóa để dẫn đến thành công. Điều quan trọng là kỹ năng này không hề đơn giản, đặc biệt là đối với những người mới đảm nhiệm vị trí điều hành doanh nghiệp.
Chia sẻ trên Forbes, Michael Smerklo – đồng sáng lập Quỹ đầu tư mạo hiểm Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ), cho biết khi mới điều hành doanh nghiệp vị doanh nhân này từng rơi vào trạng thái bị quay cuồng vì danh sách những việc cần làm. Mỗi ngày trôi qua, Smerklo luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để giải quyết hết công việc của công ty. Sau đó, Smerklo tự phân tích thói quen xử lý công việc cả bản thân và nhận ra 3 sai lầm lớn nhất trong cách quản lý thời gian.
Sai lầm 1: Ôm đồm cả những việc mà cấp dưới có thể làm
Về cơ bản, CEO là con người của công việc. Những cam kết trách nhiệm cùng mục tiêu đề ra với công ty khiến các CEO ra sức “cày cuốc” để hoàn thành kế hoạch. Tuy nhiên, quan điểm này đã khiến không ít những tân CEO “kiệt sức” vì ôm đồm quá nhiều việc.
Michael Smerklo chia sẻ khi đến giai đoạn cần tăng doanh số, Smerklo luôn sẵn sàng nhảy lên máy bay, di chuyển khắp đất nước để tham gia vào những buổi hội thảo bán hàng. Điều đáng chú ý là Smerklo thích công việc đó vì nó giúp cho doanh nhân này có thêm năng lượng và có cảm giác như mình đang góp thêm rất nhiều giá trị cho công ty.
Tuy nhiên, sau một thời gian, Michael Smerklo bỗng nhận ra rằng những việc mình làm được không có nghĩa là người khác không làm được. Việc dành hầu như toàn bộ thời gian cá nhân để xử lý những việc mà nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể làm được khiến Michael Smerklo không còn thời gian rảnh và luôn bị “ngập cổ” trong công việc.
Nhận ra sai lầm này, Michael Smerklo tập thói quen tự hỏi “Còn ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc tôi sắp làm này không?”. Sau khi giao việc lại cho nhân viên, Michael Smerklo tập trung sức lực vào những công việc chỉ có CEO mới đủ năng lực giải quyết.
Sai lầm 2: Làm việc điên cuồng nhưng không hiệu quả
Trong một bài viết trên New York Times, Tim Kreider từng cảnh báo: “Chúng ta rất dễ rơi vào cãi bẫy của sự bận rộn”. Đó là khi chúng ra lao vào làm việc mà không hề suy nghĩ xem toàn bộ thời gian trong ngày đã trôi qua ra sao. Vấn đề là chúng ta vẫn luôn cho rằng làm việc cật lực đồng nghĩa với năng suất cao. Tuy nhiên, liệu có khi nào chúng ta dừng lại và tự hỏi phải chăng chúng ta đang xử lý công việc sai cách? Rõ ràng, việc chúng ta làm việc điên cuồng không đồng nghĩa với hiệu quả công việc sẽ đi lên. Thực tế của trạng thái bận rộn chính là chúng ta bị cuốn theo những việc vụn vặt thay vì xử lý những “tảng đá” vấn đề quan trọng thực sự.
Theo Michael Smerklo, trước đây, vị doanh nhân này thường không rời mắt khỏi chiếc máy tính. Đơn giản là bởi Smerklo muốn dành thời gian để trả lời email, hay hỏi thăm những vị khách hàng không quá quan trọng. Những công việc nhỏ nhặt này khiến Smerklo cảm giác như thể đang giải quyết mọi công việc của công ty mà quên mất một việc quan trọng là cân nhắc thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Tuy nhiên, Michael Smerklo đã vượt qua được cảm giác bị cuốn vào những công việc không quan trọng bằng cách dành 20 phút thiền định vào mỗi buổi sáng để có được trạng thái tâm lý sáng suốt nhất. Sau đó, Michael Smerklo viết ra những điều quan trọng cần làm trong ngày để giúp bản thân thoát khỏi trạng thái tự huyễn hoặc rằng “mình đang bận rộn tức là đang làm việc rất năng suất”.
Sai lầm 3: Trì hoãn những việc không thích làm
Nhưng ngay cả khi đã liệt kê những công việc quan trọng cần làm trong ngày, Michael Smerklo nhận thấy bản thân luôn có thói quen lảng tránh những công việc không thích làm và lựa chọn giải quyết những việc đơn giản và thoải mái trước. Những công việc mà Michael Smerklo muốn tránh đối diện thường bị dồn vào cuối ngày và kết quả là dồn ứ công việc sang ngày hôm sau.
Để xử lý sai lầm này, Michael Smerklo bắt đầu sắp xếp các công việc trong danh sách cần làm theo mức độ ưu tiên và buộc bản thân tuân thủ theo thứ tự đó.
Rõ ràng, trong kinh doanh thời gian được ví quý như tiền bạc. Tuy nhiên, đối với Michael Smerklo thời gian còn mang nhiều ý nghĩa hơn thế. Đó là sự tự do, là chất lượng cuộc sống. Do đó, việc quản lý tốt thời gian sẽ giúp các CEO dễ dàng cân bằng được giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Nguyễn Trang